Idealna firmowa strona „Kontakt”

Odkąd sięgam pamięcią, a sięgam do początku istnienia stron www, każda strona firmowa zawiera stronę lub chociaż sekcję “Kontakt”.

Użytkownicy często szukają konkretnych informacji, właśnie na tej stronie i właśnie tak nazwanej, nawet jeśli w prominentnym miejscu są widoczne numer telefonu czy email.

Przedsiębiorcy zabierający się za zbudowanie strony firmowej wyobrażają sobie, że strona Kontaktu będzie najprostsza do zrobienia, a jej zawartość oczywista. Jednak kiedy przysiądą do szczegółów, to okazuje się, że czasem trudno zdecydować, jakie dane umieszczać, a jakie sobie odpuścić lub z nawet premedytacją ukryć.

Na idealnej stronie kontaktowej użytkownicy łatwo znajdują informacje, których szukają, a to służy biznesowi w pozyskiwaniu (idealnych) i obsłudze (wszystkich) klientów.

Jakie to są informacje? Odpowiedź nie jest aż tak oczywista i zależy od branży, od firmy i potrzeb jej klientów.

Do czego służy firmowa strona kontaktowa?

Zanim zaczniemy cokolwiek tworzyć, zawsze warto zdecydować, co chcemy osiągnąć jako biznes. Z drugiej strony zastanowić się, czego oczekują nasi klienci.

Przykładowe potrzeby biznesu

•  obsługiwać klientów i skłaniać do powtórnych zakupów
•  być w bliskim kontakcie z klientami
•  skierowywać petentów do właściwego działu / osoby
•  pozyskać nowych klientów
•  uwiarygodnić się
•  zachęcać do współpracy
•  rekrutować
•  spełniać obowiązki prawne (informacyjne)
•  ułatwić życie klientom
•  usprawniać, automatyzować obsługę klientów
•  zniechęcać do kontaktu, oszukiwać (tego oczywiście nikomu nie rekomendujemy).

Przykładowe potrzeby klientów

•  skontaktować się w sprawie realizowanej usługi
•  podjąć decyzję zakupową
•  zamówić produkt
•  spotkać się
•  upewnić się o wiarygodności firmy
•  złożyć reklamację
•  uzyskać pomoc techniczną
•  sprawdzić dane do płatności
•  zweryfikować płatnika VAT
•  znaleźć kontakt w sprawie pracy
•  skontaktować się z partnerem biznesowym
•  trafić do firmy.

Elementy do idealnej firmowej strony kontaktu

Jak już wiemy, czego potrzebują klienci i wiemy, co jako biznes chcemy osiągnąć, to łatwo dobierzemy elementy.

Przede wszystkim: przedstaw się

Prywatnie i w biznesie wypada się przedstawić.
Podanie podstawowych danych firmowych to podstawowy element budowania wiarygodności.
Ponadto ich podanie jest wymagane przez prawo.

Dane zgodne z białą listą podatników VAT

Śmierć i podatki są pewne, a jesienią 2019 roku zmienił się dla przedsiębiorców zakres odpowiedzialności za to drugie o podatki kontrahentów. Ustawodawca liczy na to, że przedsiębiorcy będą się nawzajem dokładniej prześwietlać i eliminować z rynku mniej wiarygodne firmy.
Podstawowym narzędziem do sprawdzenia, czy kontrahent nie jest oszustem jest wyszukiwarka Ministerstwa Finansów tzw. białej listy podatników VAT, w której można znaleźć firmę podając numer konta, NIP, REGON lub nazwę podmiotu.
Dla uwiarygodnienia swojej firmy warto zadbać, aby te dane identyfikacyjne były dostępne na stronie firmowej. Idealnym miejscem na to jest strona kontaktu.

Dane firmowe w e-commerce

Jeśli oferujesz towary lub usługi w sprzedaży przez internet to art. 20 ust. 3 Prawa przedsiębiorców zobowiązuje Cię do podania co najmniej nazwy firmy, numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz siedziby lub adresu.

Dane identyfikacyjne i kontaktowe + nowości w dyrektywie Omnibus

Również ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta znowelizowana dyrektywą Omnibus narzuca na przedsiębiorcę kilka obowiązków. Przy umowach zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta w sposób jasny i zrozumiały m.in. o:

• swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany;
• adresie przedsiębiorstwa, adresie poczty elektronicznej oraz numerze telefonu, pod którymi konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą;
• i innych środkach komunikacji online, jeśli taki dodatkowo udostępnia.

Te dane powinny być w umowie, ale może też być wygodnie podać je na stronie kontaktu.

Dane przedsiębiorców i spółek

Polskie prawo konkretnie określa jakie dane powinny się znaleźć we wszelkich pismach wychodzących z firmy do kontrahentów. Te same dane warto umieścić i aktualizować na stronie.

Masz dużo danych? Jak je uporządkować ?

Jeśli elementów ułatwiających kontakt uzbiera się dużo, najpierw podaj te, które będą najczęściej poszukiwane.

Warto też pogrupować dane w sposób przyjazny dla użytkowników.

Użytkownicy nie koniecznie wiedzą, z jakim działem, pokojem czy z jaką osobą chcą się skontaktować.
Ale zwykle wiedzą z jakimi potrzebami i problemami przychodzą. Zastanów się, jakie są najpopularniejsze i tak pogrupuj i opisz kontakty.

W takim rozwiązaniu podaj sposób kontaktu w innej, nie wymienionej wprost sprawie.

W ekstremalnych przypadkach umieść kontakty w osobnych zakładkach (tabach) lub rozdziel na osobne podstrony. Wtedy upewnij się, że łatwo do nich dotrzeć.

Przykładowe pogrupowania kontaktów:

• Dział Obsługi Klienta
• Serwis 24h
• Zgłaszenie awarii
• Kontakt ogólny
• Kontakt w sprawie zamówień
• Zamówienia
• Kontakt w sprawie biletów
• Dla spraw związanych z rekrutacją
• Przedstawicielstwo handlowe.

Dane kontaktowe pracowników

Często spotykam się z takim rozwiązaniem, że publikowane są dane kontaktowe pracowników, czyli: imię, nazwisko, stanowisko i telefon plus email.

Jeśli takich kontaktów jest mało, a opisy stanowiska jasno opisują w jakiej sprawie można się kontaktować – to takie rozwiązanie może być użyteczne.

Gorzej, jeśli opis stanowiska mówi głównie o hierarchii np. mam na jednej stronie kilka nazwisk, z czego jeden to dyrektor działu sprzedaży, drugi to kierownik działu sprzedaży i do tego kilku doradców handlowych.
Taka lista kontaktów mogłaby się przydać, jeśli bym chciała sprawdzić namiary na konkretnego handlowca.
Ale jeśli chcę się skontaktować z firmą po raz pierwszy, to do kogo mam uderzyć?

W takiej sytuacji za dużego wyboru nie ułatwia życia odbiorcy.

Na różne strony Twojej strony firmowej mogą wchodzić różni odbiorcy, od zupełnie przypadkowych, przez wstępnie rozważających zakup do klientów już korzystajacych z usług.
Ci, którzy dotrą do strony kontaktu, prawdopodobnie będą blisko podjęcia decyzji zakupowych.

Maksymalnie ułatw im znalezienie właściwych danych kontaktowych.

A może do czegoś jeszcze innego?

Czy na stronie Kontakt pokazywać zdjęcia ludzi?

•  Tak – jeśli w Twojej firmie ważny jest bezpośredni kontakt z klientem.
•  Tak – jeśli klienci są obsługiwani przez konkretne osoby.
•  Tak – jeśli stawiasz na ludzi, budujesz markę osobistą, a jeszcze nie masz strony o swoim zespole.

•  Nie – jeśli klienci są obsługiwani przez losowe osoby w zależności od pory dnia, stanowiska, etc.
•  Nie – jeśli masz dużą rotację.
•  Nie – jeśli nie masz zgód na wykorzystanie wizerunku, czyli zdjęć od swoich pracowników.

Zaproś użytkowników do kontaktu

Gdy poznajesz kogoś, rozmawiasz i w pewnym momencie przynajmniej jedna ze stron wyrazi nieodpartą chęć dalszego kontaktu, to zapisujecie numery telefonów, wymieniacie się wizytówkami wirtualnymi lub papierowymi, zapraszacie się na fejsa, notujecie numer na serwetce, po cichu i bez słowa …? Raczej nie.

Co wtedy mówisz, zwłaszcza w sytuacji biznesowej?

A gdyby tą życzliwą konwersację przenieść do strony internetowej?
Jeśli zależy Ci na tym, żeby internauci się z Tobą ochoczo kontaktowali, to dobrym pomysłem będzie ich od serca do tego zachęcać.
Można zapodać tematy do rozmowy. Można potwierdzić, z kim chętnie porozmawiacie i dać pozostałym alternatywę np. jeśli obsługujecie tylko firmy B2B, a klienci indywidualni mogą dostać Twoje produkty w innym miejscu.

Wezwij do działania

“Zadzwoń i umów się na spotkanie”
“Umów się na bezpłatną konsultację”
“Zapytaj o co chcesz. Odpowiemy jak najszybciej”
“Odwiedź nas w salonach firmowych”

Daj się znaleźć… robotom!

Google (i inne wyszukiwarki) nieustannie przeczesują internet odczytując jego zawartość.
A dokładniej robią to ich roboty.

Załóżmy, że na stronie Kontaktu masz w danych adresowych m.in. czarno na białym “Poznań”, “Warszawa” i “Szamotuły”. Inteligentny robot rozpozna w tym nazwy miasta i będzie potrafił powiązać je z nazwą firmy, ale może mieć problem z określeniem, że chodzi o to, że w Warszawie masz siedzibę, w Szamotułach fabrykę, a stacjonarny sklep, do którego można zajrzeć między dziewiątą a osiemnastą i oglądać Twoje wspaniałe produkty jest w Poznaniu.

Jeśli prowadzisz biznes lokalny, czyli taki, który obsługuje klientów głównie na rynku lokalnym, to możesz zrobić coś specjalnego dla robotów wyszukujących, żeby nie miały żadnych wątpliwości, co do danych teleadresowych i mogły wyświetlać Twoją stronę wyżej w wynikach wyszukiwania właśnie tym lokalnym użytkownikom, na których uwadze Ci zależy najbardziej.

W tym celu należy dodać do strony specjalny kod, dla którego specjaliści używają wiele nazw: elementy rozszerzone / dane strukturalne / microdata i który służy właśnie do jednoznacznego poinformowania robotów o danych teleadresowych lokalnego biznesu. Dzieje się to w sposób niewidoczny dla użytkowników.

Jak oznaczyć biznes lokalny?
Uwaga – będzie technicznie. Jeśli nie masz ochoty tego czytać, po prostu wezwij wsparcie z WEBEST lub znajomego webmastera.

Należy wygenerować skrypt, najlepiej JSON-LD, można do tego wykorzystać generator online, a następnie wstawić go do kodu HTML do sekcji HEAD do strony Kontaktu (lub do strony startowej).
Jeśli masz stronę na WordPressie może się zdarzyć, że motyw lub wtyczka do optymalizacji SEO generuje taki kod na podstawie podanych danych. Wtedy wystarczy się upewnić, że podane dane są kompletne i aktualne. Jeśli nie, to skrypt można dodać przez modyfikację pliku functions.php, przez wtyczkę lub przez customizer.

Oznaczenie biznesu lokalnego – szybki test

Sprawdź, czy masz dobrze oznaczony swój biznes lokalny i czy podane dane są aktualne przy użyciu tego narzędzia online: Testowanie danych uporządkowanych. Podaj w nim adres swojej strony (startowej lub kontaktu).

Najważniejsza sprawa

Cokolwiek ostatecznie znajduje się na stronie kontaktu musi spełniać pewne najistotniejsze kryterium: musi być aktualne.
Czasem lepiej podać mniej danych (np. imiennych e-maili, numerów telefonów), niż zapominać o ich aktualizacjach.
Warto sobie zaplanować weryfikację danych np. raz w roku, żeby mieć pewność, że jeśli już (potencjalny) klient chce się skontaktować, to nie zostanie wywiedziony w pole.

WEBESTowa wskazówka:
Po zmianie danych kontaktowych

Gdy w firmie zmieniły się dane kontaktowe, wyszukaj w Google starych danych. Można się zdziwić, w ilu miejscach można znaleźć dane kontaktowe firmy. Upewnij się, że wszędzie i wszystkie dane zostały zaktualizowane!

Chcesz porozmawiać o swojej stronie firmowej? Chcesz coś na niej zmienić?